سياسة اعرف عميلك
مقدمة
إن "اعرف عميلك" هي عملية تحقق من هوية العملاء وتقييم مدي ملائمتها، إلى جانب المخاطر المحتملة للنوايا غير القانونية تجاه علاقة العمل. عملية اعرف عميلك أصبحت توليها وزارة الصناعة عناية فائقة تتعلق بالجهود المبذولة للتأكد من المعلومات ذات الصلة بعملائها الذين يتعاملون معهم لمكافحة الأنشطة المتعلقة بالفساد والتحقق من أن مبادئ الاستقامة والنزاهة تسود كافة عملياتها وأنشطتها، وعمليات وأنشطة العملاء الذين يتعاملون مع الوزارة. الهدف من إرشادات اعرف عميلك هو منع الوزارات عن قصد أو عن غير قصد المخاطر المحتملة للنيّات غير القانونية تجاه علاقة العميل. أما السياسات المتعلقة باعرف عميلك فتتضمن العناصر الأربعة الرئيسية (سياسة قبول العملاء، إجراءات تحديد العملاء، ومراقبة المعاملات، وإدارة المخاطر)، حيث تضع الوزارة اعرف عميلك كإجراء أساسي لأنه يقلل من خطر الاحتيال من خلال تحديد العناصر المشبوهة في وقت سابق في دورة حياة العلاقة بين العميل والوزارة.
الأهداف
بشكل عام، يتم وضع سياسات "اعرف عميلك" لمعرفة هوية العملاء وتحديد المخاطر المحتملة للتعامل معهم. ويتم ذلك من خلال جمع بعض المعلومات الشخصية والتحقق من هوية العملاء الجدد، وتحديد المخاطر المحتملة للتعامل معهم والحد منها، والامتثال للقوانين واللوائح الحكومية والحفاظ على سرية المعلومات الشخصية للعملاء. ويهدف ذلك إلى تعزيز الثقة بين الوزارة والعملاء من خلال:
- التعرف على العملاء بشكل جيد لتحسين تجربتهم وتلبية احتياجاتهم ومتطلباتهم بشكل أفضل. وهذا يؤدي إلى زيادة رضا العملاء.
- التحقق من هوية العملاء لتجنب المخاطر المحتملة للنوايا غير القانونية تجاه علاقة العمل.
- تحسين الاتصال بالعملاء عند معرفتهم بشكل جيد. وهذا يؤدي إلى تحسين العلاقة مع الوزارة وزيادة فرص النجاح في تقديم الخدمات الرقمية بشكل أفضل.
- تحسين الخدمات عند فهم احتياجات العملاء ومتطلباتهم لتحسين خدمات الوزارة وتلبية احتياجاتهم بشكل أفضل. وهذا يؤدي إلى زيادة جودة الخدمات.
- تطوير منتجات جديدة حيث يمكن استخدام معرفتك بالعملاء واحتياجاتهم لتطوير منتجات جديدة تلبي احتياجاتهم ومتطلباتهم، مما يؤدي إلى زيادة المبيعات والنجاح في السوق.
- تحسين استراتيجيات التسويق حيث يمكن تحديد الفئات العمرية والاهتمامات والمواقع التي يفضلها العملاء واستهدافهم بشكل أفضل.
- تحسين توجيه رسائل الإعلانات، حيث يمكن تحديد الأساليب والقنوات التي يفضلها العملاء والتي يتلقون من خلالها الرسائل بشكل أفضل.
- تحسين خدمة العملاء، حيث يمكن تحديد الاستفسارات الشائعة لدى العملاء وتقديم إجابات محددة لهم وتقديم الدعم اللازم.
- تحسين قدرة الوزارة على التكيّف، حيث يمكن تحديد الاتجاهات المستقبلية لاحتياجات العملاء وتطوير استراتيجيات جديدة لتلبية هذه الاحتياجات.
نطاق العمل وقابلية التطبيق
تغطي هذه السياسات أهم الجوانب التنظيمية المتعلقة بالسياسات وتطبيق السياسات على الوزارة والجهات التابعة والعاملين بها والعملاء المستفيدين من خدماتها على النحو التالي:
- سياسة قبول العملاء: حيث تحدد هذه السياسة القواعد والإجراءات التي يجب اتباعها لقبول العملاء الجدد وتحديد هويتهم.
- إجراءات تحديد العملاء: تتضمن هذه الإجراءات تحديد هوية العميل، وتحليل مخاطره، والتحقق من المعلومات المقدمة من قبل العميل.
- مراقبة المعاملات: يتم مراقبة معاملات العميل بشكل دوري ومنتظم للتحقق من صحتها.
- إدارة المخاطر: يتم تقييم المخاطر المرتبطة بالعميل واتخاذ الإجراءات اللازمة للتحكم فيها وتقليلها، مما يساعد على تحديد مدى خطورة العميل والمخاطر المرتبطة به.
- التدريب والتوعية: يجب تدريب الموظفين على السياسات والإجراءات المتعلقة بـKYC وتوعية العملاء بأهمية تحديد هويتهم وتحديث معلوماتهم بشكل منتظم.
بنود السياسات
وزارة الصناعة والثروة المعدنية تعمل على وضع السياسات لضمان الاستخدام الأمثل للخدمات الحكومية الرقمية وتنفيذها، وذلك من خلال الآتي:
بنود سياسة قبول العملاء:
- يجب تحديد هوية العملاء والإجراءات اللازمة للتحقق من الهوية.
- يجب تحديد نوع العملاء والتصنيف الخاص للتعامل معهم، مثل الأفراد والشركات والجمعيات والمؤسسات المالية، والمتطلبات القانونية والأخلاقية المرتبطة بكل نوع.
- يجب تحديد المعلومات التي يجب الحصول عليها من العميل، مثل الاسم الكامل وتاريخ الميلاد والهوية الوطنية ورقم الجواز وغيرها، بالإضافة إلى الوثائق الداعمة لهذه المعلومات.
- يجب أن تتحدد الإجراءات المطلوبة للتحقق من صحة المعلومات التي يقدمها العميل، والتدقيق فيها، والتأكد من عدم وجود أي نشاط مشبوه أو غير قانوني مرتبط بالعميل.
- ضمان تحديد الإجراءات المرتبطة والتقييم المستمر من مراجعة المعلومات الخاصة بالعملاء بشكل دوري وتحديثها عند الحاجة، وذلك للتأكد من صلاحية المعلومات المتاحة ومدى امتثال العميل للمعايير والمتطلبات القانونية والأخلاقية.
- يجب أن يتم تدريب الموظفين على متطلبات KYC وتطبيق السياسة بشكل دقيق، وذلك لتحقيق أعلى مستويات الامتثال، والتأكد من سلامة العمليات التجارية التي تتم في الوزارة.
- تحديث سياسة قبول العملاء بشكل منتظم لتشمل أي تغييرات في القوانين والتشريعات المتعلقة بـ KYC.
بنود سياسة إجراءات تحديد العملاء
- يجب التحقق من هوية العميل، وذلك بالاستناد إلى وثائق هويته الرسمية، مثل جواز السفر أو بطاقة الهوية، وتخزين هذه الوثائق بشكل آمن.
- يجب تقييم المخاطر للعميل ومدى ارتباطه بأنشطة مشبوهة، وذلك لاتخاذ الإجراءات المناسبة في حالة وجود أي مخاطر محتملة.
- يجب الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة بشكل دوري عن العملاء، وذلك لتسهيل عمليات التدقيق والمراجعة والتحقق.
- ضمان استمرارية إجراءات الإبلاغ عن أي نشاطات مشبوهة أو غير قانونية تتعلق بالعملاء، وذلك للحفاظ على سلامة النظام المالي والتجاري.
- يجب تطبيق التحقق من "الهوية الثانية"، وهي عملية تتضمن تحقق من هوية العميل باستخدام مصدر خارجي، مثل خدمة التحقق من الهوية عبر الإنترنت.
- يجب التحقق من المصالح المرتبطة بالعميل، وذلك لتحديد ما إذا كانت تنشط في قطاعات معرضة للمخاطر أو إذا كانت تتعامل مع جهات أخرى تنشط في هذه القطاعات.
- يجب التحقق من الأغراض التجارية للعميل، وذلك لتحديد مدى تطابق الأغراض مع طبيعة أعمال المصنع.
- يجب التحقق من العلاقات الجغرافية للعميل، وذلك لتحديد ما إذا كانت هناك علاقات غير عادية مع بلد أجنبي.
- تحديث سياسة تحديد العملاء بشكل منتظم لتشمل أي تغييرات في القوانين والتشريعات المتعلقة بـ KYC.
بنود سياسة مراقبة المعاملات
- يجب تحديد إجراءات لرصد المعاملات للعميل التي تتم عبر قنوات التواصل مع الوزارة، وذلك للتحقق من أن المعاملات تتوافق مع القوانين واللوائح وسياسات الوزارة.
- يجب تضمين إجراءات لتحليل المخاطر المتعلقة بالمعاملات، مثل تحليل المعاملات غير العادية.
- يجب التحقق من الهوية والمعلومات الشخصية، وذلك للتأكد من صحتها وصحة البيانات التي تم تقديمها.
- يجب تحديد الإجراءات لإدارة العملاء المرتبطين، وذلك للتحقق من أن المعاملات المتعلقة بالعميل لا تتعارض مع سياسة الوزارة.
- يجب عمل التدقيق الدوري على المعاملات والمعلومات الشخصية المقدمة من قبل العميل، وذلك للتأكد من التوافق مع سياسة الوزارة والقوانين واللوائح.
- تحديث سياسة مراقبة المعاملات بشكل منتظم لتشمل أي تغييرات في القوانين والتشريعات المتعلقة بـ KYC.
بنود سياسة إدارة المخاطر
- تحديد المخاطر المحتملة التي يمكن أن تتعرض لها الوزارة من عمليات غير مشروعة أو تعاملات غير مشروعة، وتقييم هذه المخاطر وتصنيفها وفقاً لحجمها وأهميتها وتأثيرها المحتمل على الشركة.
- وضع إطار عمل فعال لإدارة المخاطر الناتجة عن عمليات العملاء، بما في ذلك تحديد المعايير اللازمة لقبول العملاء وتقسيمهم، وتطبيق إجراءات محددة للكشف عن النشاطات غير المشروعة أو غير المعروفة للعملاء.
- تطوير نظام متكامل لمراقبة المعاملات الخاصة بالعملاء، وضمان توثيق وتحليل جميع المعاملات الواردة والصادرة.
- وضع آليات وإجراءات لتحديث وتحليل البيانات والمعلومات المتعلقة بعملاء الوزارة بشكل دوري، وإجراء التحديثات اللازمة لتصنيف المخاطر وتطبيق الإجراءات المناسبة للتعامل معها.
- تطوير إجراءات لتقييم المخاطر المحتملة التي قد يشكلها العميل على الوزارة وتحديد مستوى المخاطر المقبولة من قبل المختصين في الوزارة.
- يجب تطبيق إجراءات معرفة العميل (KYC) الصارمة لتحديد هوية العميل، والتأكد من صحة المعلومات المقدمة، وتقييم المخاطر المرتبطة بالعميل ومعاملاته.
- ضمان استمرارية تطبيق إجراءات التحقق الدوري من هوية العميل ومعلوماته للتأكد من أنها لا تزال صحيحة وتحديثها عند الحاجة.
- يجب توفير الآليات للتفاعل مع الاشتباهات والتعامل معها بسرعة وفعالية، وذلك للحد من المخاطر المرتبطة بالعملاء والمعاملات المشبوهة.
- تحديد مستويات المخاطر المحتملة المرتبطة بالعملاء والمعاملات المختلفة. يجب تطوير إطار لتحديد المخاطر بحيث يمكن للوزارة تحديد المخاطر العالية واتخاذ إجراءات مناسبة للتعامل معها.
- تطبيق إجراءات تحقق من الهوية يجب التأكد من هوية العميل والتأكد من أنه لا يشارك في أي أنشطة غير قانونية.
- تصنيف العملاء حسب درجة المخاطر المحتملة التي قد تنشأ من التعامل معهم. يمكن تحديد مستوى المخاطر بناءً على المعلومات المتاحة عن العميل والمعاملة.
- يجب توفير التدريب والوعي اللازمين للموظفين حول إدارة المخاطر وتطبيق سياسة KYC بشكل صحيح على أفضل الممارسات والإجراءات المتبعة لإدارة المخاطر الناشئة عن العملاء، وتوعية الموظفين بأهمية الامتثال للمعايير المحددة من قبل الوزارة.
- يجب تحديث سياسة إدارة المخاطر بشكل دوري وفقًا للتغييرات القانونية والتشريعات المتعلقة.
بنود سياسة التدريب والتوعية
- يجب توفير التدريب اللازم للموظفين الجدد والحاليين لفهم أهمية إجراءات KYC وكيفية تطبيقها بشكل صحيح.
- يجب تحديث تدريب الموظفين بشكل منتظم حول أحدث الممارسات والتطورات في إجراءات KYC.
- وضع توجيهات وإجراءات واضحة للموظفين حول كيفية التعامل مع العملاء المحتملين والمشتبه بهم.
- التأكد من أن جميع الموظفين يفهمون المتطلبات القانونية والتنظيمية المتعلقة بإجراءات KYC.
- توفير مصادر موثوقة وتوعية للعملاء حول أهمية إجراءات KYC والالتزام الشركة بها.
- إجراء تدريبات وورش عمل منتظمة للموظفين حول كيفية التعرف على عملاء محتملين يحاولون الالتفاف على إجراءات KYC.
- توفير تقارير مرتبطة بأداء الموظفين في تطبيق إجراءات KYC وتقسيمهم بشكل دوري.
- توفير دعم وتدريب للموظفين الذين يعملون في المناطق التي تتطلب مهارات خاصة للتعامل مع العملاء، مثل العملاء الذين يتحدثون لغات أجنبية.
- وضع توجيهات وإجراءات واضحة للموظفين حول كيفية التعامل مع الحالات المتعلقة بتقارير الشكوك بالعملاء والتحقق منها.
- توفير التدريب اللازم للموظفين حول كيفية التعامل مع المخاطر الناجمة عن التكنولوجيا واستخدام الذكاء الاصطناعي والتعرف على النماذج الاحتيالية.
- تحديث تدريب الموظف حول العمليات الجديدة أو التحسينات في إجراءات KYC وتوفير تدريبات خاصة للموظفين الذين يعملون في المجالات التي تتطلب تفاصيل كبيرة في الإجراءات.
- تحديد أدوار ومسؤوليات الموظفين فيما يخص تنفيذ سياسة التدريب والتوعية في إجراءات KYC وتحديد مسؤوليات الإدارة في توفير التدريب اللازم وموارد التنفيذ.
- تحديث سياسة التدريب والتوعية بشكل منتظم لتشمل أي تغييرات في القوانين والتشريعات المتعلقة بـ KYC.
